CLF: Gestore flotta aziendale

Un tool per semplificare la gestione del parco veicoli, associazione con guidatori ed equipaggi, aggregazione delle spese per centro di costo e conto contabile e rendicontazioni in un click.

Tipo di progetto e attività principali:

Timeline

  • 07
    2024
    Raccolta e analisi delle specifiche
  • 08
    2024
    Mockup per approvazione
  • 09
    2024
    Backend dev + import dati reali
  • 01
    2025
    In uso dopo un paio di settimane di test

Contesto

Un progetto di digital transformation per Costruzioni Linee Ferroviarie. Anche stavolta si tratta di semplificare un aspetto legato all’area Amministrazione e Finanza: la gestione della flotta mezzi. Come moltissime aziende che hanno squadre di intervento e manutenzione, Promofer dispone di molti veicoli, alcuni di proprietà e altri a noleggio. Tenere traccia, rendicontare e suddividere correttamente tutte le spese legate a questi veicoli è complesso e dispendioso in termini di tempo e quindi eccoci qui.

Specifiche di progetto

  • Inserire i dati dei veicoli, considerando tutte le opzioni legate al tipo di possesso (di proprietà, in leasing, a noleggio…)
  • Inserire i dati dei conducenti e associarli ai veicoli
  • Prevedere le spese fisse legate al possesso dei mezzi (rate leasing/noleggio…)
  • Rendicontare spese extra legate all'uso (pedaggi, carburante, parcheggi…)
  • Aggiungere altre spese (ricorrenti e non)
  • Monitorare automaticamente i consumi per poter richiamare conducenti con il piede pesante
  • Calcolare lo scostamento dei rifornimenti "serviti" rispetto ai "self" ed imputarla a specifici conducenti

Niente framework di frontend, di nuovo

Forti dell’esperienza passata, si è optato per sfruttare l’interfaccia super minimalista ed estremamente customizzabile già realizzata per il precedente progetto.

Oltre a tempi di sviluppo ridottissimi a tutto vantaggio del cliente vanno anche migliori performance generali dell’applicativo, un ottimo livello di accessibilità, manutenzione semplificata, grande scalabilità e soprattutto la familiarità con l’interfaccia stessa che deriva dall’uso del primo tool.

Perché realizzare un secondo tool?

Ovviamente una delle possibilità era quella di integrare tutte le nuove funzionalità sulla piattaforma che sviluppa i Leasing. Sarebbe stato necessario rivedere la navigazione e fare qualche ulteriore aggiustamento sotto al cofano: ci sarebbe voluto, insomma, un po’ più di tempo e sarebbe costato un po’ di più ma non così tanto da far pendere l’ago della bilancia. Quello che pesa di più su questo genere di decisioni sono gli obiettivi e le necessità del cliente. Come detto si tratta di un’azienda parte di un grande gruppo, stratificato e complesso e c’è una possibilità concreta che in un prossimo futuro si debba aprire questo strumento ad altre aziende del gruppo e renderlo da subito un applicativo indipendente faciliterà molto la gestione.

La panoramica delle associazioni tra Veicoli e Personale
La flotta mezzi
Il personale
Le spese legate ad un veicolo
I dati del veicolo, da cui si possono impostare i parametri per noleggio e leasing
L'associazione con il personale
Le associazioni personale-veicolo si possono modificare sia dal personale che dai veicoli
I rapporti che possono essere generati
… con il log delle righe eventualmente non riconosciute
La pagina dedicata ai rapporti consente all’utente di caricare per ogni mese diversi file di contabilità, ad esempio legati ai pedaggi autostradali o alle carte carburante. Il sistema in automatico cerca di attribuire queste spese alle targhe già inserite e di generare quindi dei rapporti di contabilità in base alle specifiche del cliente (sì, tutto su misura!). Prima ancora di far scaricare il file con il rapporto, il sistema restituisce i log relativi all’importazione così da consentire all’utente di correggere eventuali errori.

Prossimo progetto

La Scimmia Yoga

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