X2 Unicorn

X2 Solutions è un’azienda metalmeccanica modenese che dal 2011 progetta e costruisce macchinari ed impianti per la depurazione e la filtrazione di fluidi e granulati. L’azienda ha clienti sia in Italia che all’estero, gestiti tramite una rete di agenti e di responsabili di area che hanno il difficile compito di stilare offerte commerciali molto dettagliate per rispondere alle sempre diverse necessità di ogni progetto.

Spesso le offerte includono uno o più macchinari con parametri personalizzati. Per stimare correttamente i costi derivanti da queste modifiche è quasi sempre necessario l’aiuto del reparto di progettazione. Ogni responsabile utilizza un suo foglio di calcolo che riflette le specificità della sua area di competenza ed è costretto a confrontarsi continuamente con i colleghi per rimanere al corrente delle varie modifiche. Questo richiede di effettuare scrupolosi controlli a posteriori, allungando di molto i tempi di preparazione di ogni offerta.

La crescente quantità di clienti, offerte ed ordini hanno convinto il management della X2 Solutions ad esplorare le possibilità di un software su misura, dando inizio ad un processo completo di digital transformation.

La complessità dei prodotti della X2 è stata integrata nel sistem, che, per ogni tipo di macchinario, effettua automaticamente tutti i calcoli di prezzo in base ai parametri inseriti dall’utente. I calcoli sono effettuati oltre che sulla logica della singola macchina, sui listini che sono modificabili dall’utente. È possibile specificare sconti percentuali e fissi, (5% + 235,22€, per offrire un prezzo tondo) ed è possibile decidere se includere nel prezzo accessori e parti di ricambio oppure se farli pagare a parte. È possibile anche inserire macchinari completamente personalizzati, con un prezzo arbitrario. Tutte le offerte hanno un periodo di validità oltre il quale vengono bloccate e considerate chiuse. È possibile anche creare revisioni delle offerte per fare rapidamente versioni alternative da inviare al cliente.

Il sistema è stato progettato da subito su base geografica: per ogni area geografica che si intende presidiare è possibile specificare un determinato obbiettivo economico (budget) da raggiungere ed assegnare l’area ad uno o più agenti. Quando gli agenti fanno un’offerta che contiene parametri fuori scala, questa deve essere prima approvata da un amministratore. È possbile concedere privilegi e permessi agli agenti considerati affidabili per bypassare questo meccanismo. Il sistema tiene traccia della marginalità per agente e per area geografica, semplificando il confronto delle performance.

Le richieste di approvazione delle offerte arrivano direttamente tramite notifica in-App e rimangono evidenziate finché l’amministratore non decide se approvare o meno l’offerta. In questo modo si mantiene la flessibilità necessaria ad operare in questo genere di progetti, che richiedono spesso modifiche fuori standard. Gli amministratori ricevono notifiche anche per altri eventi, come le offerte che scadono senza ricevere risposte.