Digital Transformation e gestione di squadre

Progetto

Il sistema composto da un CMS strategico e da un’App per l’organizzazione e il tracciamento del lavoro, è stato sviluppato all’interno di un progetto di Digital Transformation che ha radicalmente modificato e migliorato l’intero processo di gestione delle commesse di Chimar.

Cliente

Chimar S.p.A. è l’azienda leader in Italia per il confezionamento e l’imballaggio industriale. Ogni settimana gestisce centinaia di commesse avvalendosi di squadre di confezionatori altamente specializzati e dislocati capillarmente sul territorio.

In sintesi

I risultati

Il progetto di sviluppo Chimar ci ha permesso di fare Digital Transformation rinnovando un processo chiave come quello dell’organizzazione del lavoro dei team di confezionamento, utilizzando i crismi della User Experience. Questo connubio è stato vincente perché abbiamo migliorato l’efficienza complessiva migliorando al contempo anche l’esperienza utente e quindi portando più benessere nel lavoro di ogni stakeholder (pianificatori, controller e team di confezionamento). Grazie all’analisi dello scenario proiettata a 3-5 anni, abbiamo realizzato, in meno di un anno, una coppia di applicativi (CMS e App) che ha permesso all’azienda di effettuare uno scalino tecnologico notevole.

Raccolta dati e analisi puntuale

Rispetto al precedente metodo di tracciamento delle commesse, l’App personalizzata permette una perfetta e immediata sincronizzazione tra addetti al confezionamento e l’headquarter che, da parte sua, può analizzare puntualmente l’andamento dei lavori.

Più autonomia ai team di lavoro

Le squadre di confezionatori ricevono in anticipo il programma di lavoro e le eventuali trasferte a cui prepararsi, sempre in autonomia possono gestire la validazione dell’operato tramite firma digitale integrata e inviare/ricevere documentazione specifica.

Controllo delle marginalità

I controller aziendali hanno accesso ai tracciamenti giornalieri delle squadre e, tramite integrazione con i sistemi gestionali da cui ricevono i costi, in tempo reale possono tenere sotto controllo le marginalità complessive per ogni commessa.

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Ti raccontiamo

Il nostro processo

Digital Transformation per migliorare l’organizzazione del lavoro

Era il 2016 quando Chimar si è rivolta a noi per uno sfidante progetto di Digital Transformation. La sua necessità era governare ed efficientare le proprie squadre di lavoro, interne ed esterne, attraverso strumenti digitali rivisti e processi automatizzati. In altre parole la richiesta dell’azienda era aiutarla a migliorare l’organizzazione centralizzata dei team di imballaggio per riuscire a rendere più performante l’attività strategica di controllo ma anche quella operativa delle squadre stesse. Il progetto comprendeva quindi due fronti distinti interconnessi tra loro: CMS (Content Management System) di gestione e App per iPad (dispositivi forniti dall’azienda ai propri capisquadra).

Chimar ci ha affidato una vera e propria rivoluzione digitale da mettere in piedi e anche per questo abbiamo accettato immediatamente senza remore.

Studio dei processi aziendali e CMS di gestione

Inizialmente abbiamo studiato i processi interni del cliente per garantire un output e una User Experience coerente con le logiche aziendali, tenendo l’occhio sul medio periodo in termini di scalabilità dei volumi, già notevoli in prima battuta. La fase di analisi iniziale pertanto è stata estremamente dettagliata e ha coinvolto diverse figure: il CIO e coordinatore di gruppo, un consulente di processo e un’agenzia per le infrastrutture hardware. Il nuovo strumento di lavoro di Chimar è nato così, modellato sulle reali esigenze di tutti gli attori coinvolti, pensato per supportare la crescita dell’azienda.

La comodità di utilizzo ha senza dubbio assunto un ruolo di primo piano all’interno del progetto, la UX/UI dopotutto si prefigge di aiutare tutti gli stakeholder a raggiungere in modo efficiente i propri obiettivi e la comodità è certamente fonte di efficienza. Grazie al nuovo sistema di gestione, l’operatore in sede è in grado di ottimizzare l’organizzazione delle squadre di lavoro: il CMS propone la squadra più indicata per un determinato cliente.

È anche possibile però premere un pulsante per automatizzare completamente l’assegnazione di commesse alle squadre perché abbiamo sviluppato un algoritmo dotato di autoapprendimento che sfrutta logiche simili al machine learning (ML) per far risparmiare tempo all’operatore umano.

Un’altra importante feature del CMS è l’area dedicata all’analisi costi/ricavi, che ne mostra l’andamento e ne permette la supervisione grazie ad una dashboard composta da grafici e tabelle dedicate dalle quali è possibile anche esportare report che abbiamo costruito secondo le indicazioni di Chimar.

App personalizzata per iPad

La forza lavoro è stata dotata di iPad per scambiare dati con la casa madre, abbiamo quindi realizzato un’App ottimizzata iOS che potesse essere un vero e proprio supporto al lavoro quotidiano delle squadre di confezionamento.

Un’App come strumento di lavoro

La forza lavoro è stata dotata di iPad per scambiare dati con la casa madre, abbiamo quindi realizzato un’App ottimizzata iOS che potesse essere un vero e proprio supporto al lavoro quotidiano delle squadre di confezionamento.

Grazie all’App ogni squadra può visionare in anticipo la giornata lavorativa, ottimizzare le comunicazioni da e verso l’headquarter, organizzare il proprio lavoro e l’eventuale viaggio in auto da intraprendere in base alle distanze previste, gestire le commesse inviando e ricevendo per ognuna di esse materiale multimediale e informazioni tecniche utili a prepararsi in modo efficace. Sempre tramite App, la squadra può fotografare le fasi dell’imballaggio per evidenziare la presenza di problemi, rendicontare su base oraria o giornaliera le commesse e non solo: l’applicazione funge anche da strumento di validazione da parte del cliente dell’operato svolto impedendo la chiusura di una commessa in assenza di firma di un responsabile.

Inoltre un meccanismo avanzato di sincronizzazione dati con il database centrale garantisce coerenza e consistenza dei dati e permette l’utilizzo del sistema App/CMS da parte di tutte le figure aziendali interessate: gestori che organizzano il lavoro, supervisori che ne controllano l’efficienza, squadre operative.

Per evitare interruzioni di servizio future, ci siamo anche occupati di attivare una piattaforma di deployment per l’installazione dell’App sui numerosi dispositivi della flotta Chimar e la sua manutenzione da remoto.

Un nuovo livello

Il progetto si è dimostrato molto stimolante in virtù della complessità dello scenario (numero di stakeholder, peculiarità di clienti e fornitori, affidabilità) e in questi 5 anni ha vissuto evoluzioni ed ampliamenti nelle sue funzionalità seguendo la crescita dell’azienda, con volumi sempre maggiori in termini di commesse da gestire. Nonostante questo il software non ha mai interrotto il proprio servizio, rimanendo un valido alleato per lo staff.

Oggi Chimar ha a disposizione uno strumento cardine che permette all’azienda di tenere sotto controllo le performance del proprio business, di supportare la forza lavoro e di facilitare i processi e le relazioni umane tra tutti gli attori coinvolti.

Infine abbiamo recentemente progettato e sviluppato un’App a tema leisure che utilizza la Realtà Aumentata (AR) a fini marketing e comunicazione. Siamo felici di poter affermare di aver creato tre tasselli digitali che rendono Chimar un’azienda ancor più tecnologicamente avanzata.

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